Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Brocom is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Brocom
Wadenoijenlaan 385
4006 AH Tiel
E-mail: [email protected]
KvK: 5974279

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van uw relatie met Brocom en van de diensten die u gebruikt. Het kan onder meer gaan om:

• naam, bedrijfsnaam en functie;
• adres- en contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• factuur- en betalingsgegevens;
• gegevens die u verstrekt bij een contact- of offerteaanvraag;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de levering van consultancy, hardware, licenties, Microsoft 365 of webhosting;
• technische gegevens zoals IP-adres, server- en beveiligingslogs en informatie die noodzakelijk is voor technisch beheer en beveiliging;
• correspondentie en gegevens die u zelf aan ons verstrekt.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen en offerteaanvragen;
• het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
• het leveren en ondersteunen van onze IT-diensten en producten;
• klanten-, contract- en licentiebeheer;
• facturatie en financiële administratie;
• beheer, beveiliging en verbetering van onze website en IT-systemen;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het voorkomen en onderzoeken van misbruik, fraude en beveiligingsincidenten.

4. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Brocom verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie is dat de uitvoering van een overeenkomst, het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of uw toestemming.

Bij een gerechtvaardigd belang kan het bijvoorbeeld gaan om beveiliging van onze systemen, fraudepreventie, technisch beheer en het voeren van een normale zakelijke administratie. Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming weer intrekken.

5. IT-dienstverlening en toegang tot klantgegevens

Bij consultancy, technisch beheer, migraties, Microsoft 365, webhosting of ondersteuning kan Brocom tijdens werkzaamheden toegang krijgen tot systemen of persoonsgegevens van een klant. Wij gebruiken dergelijke gegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de overeengekomen werkzaamheden en passende beveiliging daarvan.

Wanneer Brocom persoonsgegevens namens een klant verwerkt, kunnen aanvullende afspraken over gegevensverwerking nodig zijn, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld met leveranciers of dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers van hosting, cloud- en softwarediensten, Microsoft-diensten, administratieve diensten, betalingsdiensten of leveranciers die nodig zijn voor de levering van hardware en licenties.

Waar nodig maken wij afspraken met partijen die namens Brocom persoonsgegevens verwerken.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers van cloud- of IT-diensten kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dat gebeurt, letten wij erop dat hiervoor een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

• Financiële administratie: in beginsel 7 jaar voor gegevens waarvoor de fiscale bewaarplicht geldt.
• Offertes en zakelijke correspondentie: zolang dat redelijkerwijs nodig is voor de aanvraag, opvolging en eventuele overeenkomst.
• Klant- en contractgegevens: gedurende de klantrelatie en daarna zolang dat noodzakelijk is voor administratie, garantie, geschillen of wettelijke verplichtingen.
• Technische en beveiligingslogs: niet langer dan nodig voor beheer, beveiliging en onderzoek van incidenten.
• Contactformulieren: zolang nodig om de aanvraag af te handelen en voor eventuele zakelijke opvolging.

9. Beveiliging

Brocom neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en andere onrechtmatige verwerking. Welke maatregelen passend zijn, hangt onder meer af van de aard van de gegevens, de gebruikte systemen en de risico's van de verwerking.

10. Website, logbestanden en cookies

Bij het bezoeken van brocom.nl kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, tijdstip van het verzoek, opgevraagde pagina, browserinformatie en gegevens in server- of beveiligingslogs. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor het functioneren en beveiligen van de website en voor het onderzoeken van technische problemen.

De website kan functionele cookies gebruiken die noodzakelijk zijn voor de werking van de website. Indien analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies worden gebruikt waarvoor toestemming vereist is, vragen wij daarvoor vooraf toestemming. De daadwerkelijke cookie-instellingen en gebruikte diensten op de website zijn daarbij bepalend.

11. Uw privacyrechten

U kunt ons, afhankelijk van de situatie, verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van daarvoor in aanmerking komende gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kunt u sturen naar [email protected]. Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dat nodig is om uw identiteit vast te stellen en te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Brocom neemt via de website niet uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die voor personen rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

13. Klacht indienen

Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop Brocom met persoonsgegevens omgaat, neem dan eerst contact met ons op. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze dienstverlening, website of toepasselijke regelgeving verandert. Op deze pagina staat altijd de meest actuele versie.